Mit der Funktion Neue Version können berechtigte Benutzer eine neue Version eines bestehenden Dokuments anlegen. Diese Funktion steht nur Benutzern zur Verfügung, die über die entsprechenden Rechte zur Versionserstellung verfügen.

Zunächst stellt der Benutzer sicher, dass er die erforderlichen Rechte besitzt, und öffnet anschließend ein veröffentlichtes oder freigegebenes Dokument. In der Dokumentansicht klickt der Benutzer auf den Button „Neue Version“. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem ein Kommentar zur neuen Version eingegeben werden muss. Dieser Kommentar dient als Hinweis für den Dokumentersteller und beschreibt den Grund oder die Inhalte der neuen Version.

Ohne einen Kommentar kann keine neue Version erstellt werden. Nach dem Bestätigen des Kommentars erscheint ein Bestätigungs-Popup, das die erfolgreiche Erstellung der neuen Version meldet.

Nach der Bestätigung wird die neue Version automatisch angelegt und ist anschließend im Bereich Erstellen für die Dokumentersteller sichtbar. Dort kann die neue Version weiterbearbeitet und erneut durch den Prüf- und Freigabeprozess geführt werden.