Erweiterungen

Linstep bietet Ihnen die Sicherung Ihrer Daten in einer Cloud an. Alternativ ist auch die Datensicherung auf einer zusätzlichen externen Festplatte möglich. Grundsätzlich verfügt Ihre Linda bereits über zwei sich gegenseitig spiegelnde Festplatten, die zusätzliche externe Sicherung dient z.B. der Sicherung der Daten bei Bränden, Überschwemmungen etc. Wichtig ist bei der zusätzlichen Sicherung auf einer externen Festplatte natürlich ein gesonderter Aufbewahrungsort.

Mit dieser Erweiterung haben Sie die Möglichkeit, Schlagwörter oder Begriffe INNERHALB von Dokumenten zu suchen und zu finden. Standardmäßig werden die Dokumente über Nacht verarbeitet, es gibt allerdings auch unter dem Menüpunkt „archivieren“ die Möglichkeit ein bestimmtes Dokument manuell durch Setzen eines Häkchens sofort zu verarbeiten. Hierzu ist ein kleiner zusätzlicher Zeitbedarf nötig.

Es gibt die Möglichkeit, Ihre Linda mit Ihrem Emailprogramm zu verbinden, sodass Sie ein aufgerufenes Dokument aus Ihrer Linda direkt, ggf. sogar mit standardisierten Textbausteinen, versenden können.

Unsere Linda eignet sich auch zur Durchführung sogenannter Workflows. Dieses Feature können Sie als Erweiterung erwerben. Wir unterscheiden hier zwischen ein- und zweischrittigen Workflows. Beim Verschlagworten neuer Dokumente haben Sie die Möglichkeit einen Workflow zur Bearbeitung des Dokuments anzustoßen, d.h. das Dokument durchläuft bestimmte von Ihnen zu definierende Arbeitsschritte und Bearbeiter, ehe es abschließend in Ihrem Linda-Archiv abgelegt wird.

Ein Beispiel für einen einschrittigen Workflow wäre die Erfassung von Stundenzetteln. Alle Zettel werden gescannt und in den Workflow „Wiedervorlage“ gelegt und beispielsweise dem Betriebsleiter vorgelegt, ob sie so in Ordnung sind. Dieser gibt ordnungsgemäß ausgefüllte Stundenzettel zur Archvierung frei oder kümmert sich ggf. falsch ausgefüllte Stundenzettel.

Ein Beispiel für einen zweischrittigen Workflow sind Eingangsrechnungen. Diese werden in der Poststelle gescannt und zunächst beispielsweise dem technischen Einkäufer zur Zahlungsfreigabe vorgelegt. Dieser gibt dann entweder zur Zahlung frei oder gibt der Buchhaltung einen Hinweis, warum ggf. eine Eingangsrechnung nicht bezahlt werden soll. Der zweite Schritt ist dann die Weiterleitung der Dokumente an die Buchhaltung, die bezahlt oder Gründe für die Nichtzahlung hinterlegt und die Eingangsrechnungen zur Archivierung freigibt.

Dies waren nur Beispiele, die Workflows können nach Ihren individuellen Bedürfnissen benannt und entsprechend abgewickelt werden.