Workflows werden angestoßen, wenn ein bestimmter Belegtyp eingestellt wird. So kann zum Beispiel durch eine Rechnung ein Workflow ausgelöst werden, welcher zum Beispiel die Bestätigung der Bezahlung erfordert. Somit kann ein betrieblicher Ablauf, der zum Beispiel Kommunikation benötigt, elektronisch unterstützt werden. Workflows werden automatisch angestoßen und können verschiedene Stufen beinhalten.
Workflows sind Teil der Individualsoftware und somit schwer zu verallgemeinern.