Hier können die vorher in den Stammdaten erstellten Checklisten, welche vorab in Bereiche eingeteilt worden sind, unter den jeweiligen Bereichen wiedergefunden werden. Wurde eine der Fälligen Checklisten ausgewählt, so gelangt man zu einer Oberfläche, in der die jeweilige Checkliste ausgefüllt werden kann. Der Zugriff auf die Fälligen Checklisten kann über den Menüpunkt „Checklisten/Fällige Checklisten“ oder über die mobile App erfolgen. Die Fragen können Pflichtfragen (erkennbar an dem roten Stern hinter der Frage) oder optional auszufüllende Fragen darstellen.
Die einzelnen Fragen können verschiedenen Fragetypen angehören und sind dementsprechend unterschiedlich auszufüllen. Es gibt die Fragetypen:
- Ja/Nein, welche bei der Antwort „Nein“ eine Begründung für die negative Beantwortung der Frage erfordern,
- Messwert, welche einen Messwert in der entsprechend dahinter stehenden Einheit erfordern,
- Datum, welche eine Eingabe aus einem Kalender erfordern, die Formatierung erfolgt hierbei automatisch,
- Zeit, welche eine Eingabe einer Uhrzeit erfordert (XX:XX),
- Kurztext, in welchen ein kurzer Text mit zuvor festgelegter Zeichenlänge (Anzahl der Buchstaben und Satzzeichen) eingetragen werden soll,
- Langtext, in welchen ein langer Text eingegeben werden kann,
- Auswahlfeld, in welchen eine vorab in der Oberfläche „Auswahlfelddaten“ zusammengestellte Auswahl an Optionen verfügbar ist,
- Foto, welche ein Foto (z.B eines Produkts, eines Schadens o.Ä) erfordern,
- Barcode, welche einen Barcode einscannen können (in der App öffnet sich hierfür eine Kamera, auf dem Desktop ist die Eingabe der darunter stehenden Nummer per Tastatur notwendig),
- GPS, welche automatisch den Standort des Gerätes über die GPS Funktion erfasst,
- Unterschrift, welche eine Eingabe der Unterschrift über den Touchscreen des mobilen Geräts erfordern - dieser Fragetyp ist nur über ein mobiles Gerät verfügbar, daher nicht in der Desktopversion,
- Währung, in welcher Geldbeträge erfasst werden können,
- Benutzerabfragen, welche einen in ihrem System angelegten Benutzer erfassen.
Einige Fragetypen (Datum, GPS sowie Benutzer) sind in mehreren Ausführungen vorhanden. Sie können als Ausfüllbar, nicht Ausfüllbar (grau hinterlegt) oder versteckt in der Checkliste vorkommen. Grau hinterlegte oder versteckte Fragen werden automatisch befüllt, Ausfüllbare Fragen lassen eigene Antwortmöglichkeiten zu.
Wird eine Frage als „nicht bestanden“ erkannt (z.B. „Nein“ bei dem Fragetyp „Ja/Nein“), so fordert die Oberfläche eine Begründung oder genauere Erklärung der Umstände. Hierbei kann eine eigene Eingabe erfolgen oder es können die vorab in der Oberfläche „Textbausteine“ angelegten und in der Oberfläche „Fragen“ zugewiesenen Textbausteine benutzt werden.