Das DMS bietet die Möglichkeit, E-Mails zu versenden und zu empfangen, wie sie es aus ihrem eMail Programm gewohnt sind. Hierfür muss jedoch vorab eine eMail-Adresse konfiguriert werden. Die linksstehende Tabelle zeigt eine Liste aller bisher angelegten E-Mail Konfigurationen, über die im DMS verfügt werden kann bzw. über die Dokumente in das DMS gelangen können.

Das rechtsstehende Menü ermöglicht die Einpflegung neuer eMail Adressen. Unter Server wird die Adresse des eMail Server verstanden, die Informationen hierfür erhalten Sie entweder bei ihrem IT Fachmann oder ihrem Hoster. Das Protokoll ist Protokoll, mit welchem sie ihre eMails empfangen. Auch diese Information erhalten sie bei ihrem IT Fachmann / Hoster. Der Username ist dann die eMail-Adresse, an welche das Dokument gesendet werden soll. Das dazugehörige Passwort muss ebenfalls eingetragen werden. Zusätzlich kann nun noch eine Aktion für die eMails, welche an diese eMail-Adresse gesendet werden ausgewählt werden.

E-Mails können auf verschiedene Arten und Weisen im Dokumentenmanagementsystem „LinDA“ gespeichert werden. Dies erfolgt über das Auswahlmenü im Unterpunkt „Aktion“.

Im Eingangsbereich ablegen bedeutet, dass E-Mails direkt im angegebenen Eingangsbereich abgelegt werden. Sie können nun als .eml-Datei im Archiv gefunden und verschlagwortet werden.

Die Option „Als Mail-Datei speichern“ legt eine E-Mail direkt unter dem zugewiesenen Belegtyp im DMS als .eml-Datei ab.

Werden Anhänge als Unterdokumente gespeichert, so speichert das DMS die E-Mail und die Anhänge ab. Die Anhänge sind dann als Unterdokumente auffindbar.

Ist nur ein Anhang verfügbar kann man den einzigen Anhang als Hauptdokument ablegen, somit wird der Anhang ein eigenes Dokument.

Außerdem können alle Anhänge im Eingangsbereich gespeichert werden um anschließend archiviert und verschlagwortet zu werden. Hierbei wird ebenfalls die E-Mail selbst in den Eingangsbereich gelegt.