Checklisten anlegen
Die Checklisten anzulegen ist das Herzstück unserer Software. In dieser Oberfläche werden Checklisten angelegt, Berechtigungen erteilt, Checklisten zeitgesteuert und Bereichen zugewiesen.
Die linksstehende Tabelle listet alle aktuell existierenden Checklisten auf und zeigt einige Einstellungen an (Zeitsteuerung, freie Liste, E-Mail Verteiler). Die Spalte „Fragen“ enthält das Stift Icon, hierüber können die Checklisten mit Fragen befüllt werden.
Die rechte Seite enthält das Menü zum Anlegen neuer Checklisten. Hierbei wird wie folgt vorgegangen: Unter Checkliste wird ein Name für die Checkliste eingetragen. Über den Punkt eMail-Verteiler wählt man einen der vorab angelegten eMail-Verteiler aus.
Der Kopftext ist eine Beschreibung der Checkliste, welche beim Ausfüllen der Liste angezeigt wird.
Anschließend können wir die DMS Archivierung einstellen, hierbei muss ein DMS Belegtyp ausgewählt werden, unter dem das Dokument dann gespeichert werden soll.
Unter dem Unterpunkt „Gruppen“ lassen sich die Fragegruppen für die einzelnen Fragen erstellen. Standardmäßig existiert eine Gruppe mit dem Namen „Kopf“. Per Rechtsklick in das Feld kann hier eine weitere Gruppe über „Eintrag erstellen“ hinzugefügt werden. Dabei gibt es den Gruppennamen, die Gruppenbeschreibung und die Sortierung.
Unter Sprachen kann alternativ eine Übersetzung hinzugefügt werden.
Die Zeitsteuerung ermöglicht es, Checklisten zeitgesteuert in der App anzeigen zu lassen. Außerdem ist es, um die Checkliste im Ausfüllmenü angezeigt zu bekommen, notwendig, diese hier als „freie Liste“ zu markieren.
Über das Berechtigungsmenü können Checklisten Benutzergruppen zugewiesen werden. Ist die Checkliste keiner Gruppe zugewiesen, wird sie auch niemandem angezeigt. Somit ist es notwendig, dass mindestens eine Gruppe diese Liste zugewiesen bekommt, damit sie ausgefüllt werden kann.
Der Unterpunkt „Bereiche“ dient als Menü um die Checklisten in ihre Bereiche einzuteilen. Diese Bereiche müssen vorab angelegt werden. Ist eine Checkliste keinem Bereich zugeteilt, wird sie nicht angezeigt werden. Somit ist es notwendig, dass Checklisten mindestens einem Bereich angehören, um ausgefüllt werden zu können.