Belegtypen

Vor der ersten Einrichtung Ihres LinDA-Systems ist es wichtig und sehr sinnvoll sich an dieser Stelle grundlegende Gedanken zu den im Betrieb vorhandenen Belegtypen zu machen. Sicherlich hat so gut wie jeder Betrieb Belegtypen wie Einkaufs- und Verkaufsrechnungen/Belege, aber individuell hat auch jeder Betrieb immer wiederkehrende Dokumente, die ein anderer vielleicht nicht hat. Gewählt werden sollten die Belegtypen so, dass möglichst wenige Belege / Dokumente subsummiert werden unter „Sonstiges“. Andererseits ist es wenig sinnvoll für JEDES Dokument einen eigenen Belegtyp anzulegen, der dann nur ein Dokument enthält. Wenn Sie diese Überlegungen zu den in Ihrem Betrieb vorhanden Belegtypen abgeschlossen haben, beginnen Sie mit der Anlage.

Hier können Sie LinDA Belegtypen anlegen und / oder verwalten.

Auf der linken Seite sieht man eine Liste aller Belegtypen.

Das Feld „Name“ ist ein Pflichtfeld und muss unbedingt ausgefüllt werden. Das Feld „Beschreibung“ ist optional ausfüllbar. Gerade bei mehreren Benutzern macht es Sinn, die Beschreibung auszufüllen, damit Klarheit über die Zuordnung zu bestimmten Belegtypen herrscht.

Über den Button „Neu“ können Sie einen neuen Belegtyp anlegen, welchen man dann mit dem Button „Anlegen“ speichert. Mit dem Button „Löschen“ kann man ausgewählte Belegtypen einfach wieder löschen, solange unter dem Belegtyp noch keine Dokumente abgelegt sind. Nachträgliche Löschungen werden per Fehlermeldung ausgeschlossen, so wird vermieden, dass ungewollt Dokumente „verschwinden“.

Wenn Sie nun in der Auswahl links (Liste der Belegtypen) durch Anklicken einen Belegtyp auswählen, können Sie diesem über das Menü rechts bestimmte Eigenschaften zuweisen.

Sie können Beleginfos (welche Informationen sind Pflicht - diese werden dann bei der Verschlagwortung (vgl. archvieren) zwingend abgefragt, welche Informationen zum Beleg sind optional - diese können bei der Verschlagwortung eines Belegs ausgefüllt werden) und Gruppen (die diesen Belegtyp sehen / bearbeiten dürfen) zuweisen. Mithilfe des Reiters „Infos Sortierung“ können Sie die Reihenfolge der Beleginfo-Abfrage bei der Archivierung festlegen, z.B. erst Abfrage des Datum, dann Abfrage des Betrages. Über den Reiter Workflow können Sie den entsprechenden Belegtyp durch auswahl einen Workflow zuführen.

Über den Reiter Gruppen wählen Sie aus welche Gruppe zugriff auf die Belegtypen habe sollen.

Die gesamten Zuweisungen dieses Menüs können Sie jederzeit ändern, löschen, aufheben oder anpassen, je nachdem, wie Ihre Abläufe es erfordern.